IP PBX 可謂是企業通訊網路架構的大變革，它把企業的數據、語音整合 IP 電話系統 (IP Phone System) 在 IP 網路上。在網路架構上，IP PBX 打破以往語音接PBX、數據連路由器的局面。未來，企業只要一部署一部 IP PBX，後端就能透過如 VPN、DIA 和 MPLS 數據服務等，同時連接 SIP Trunk 語音服務，也可以中央管理系統，如新增內線，管理留言信箱和自動錄音等功能。
傳統 PBX 不論設備、管理都採分散式架構，也就是說企業分散各地的辦公室必須分別投資 PBX，每個分部都要安裝 1 部 PBX，管理也分別由各地的 IT 人員負責，發生故障或新增分機、應用功能，必須請原廠至現土一場支援。
IP PBX 架構最大的特性就是分散式設備、集中式管理，設備之間只要以 IP 網路相連，可以統一由管理伺服器控管。
這種 IP Phone 設備分散、管理集中，及數據、語音整合的特性將為企業帶來6大好處：布線簡單、後續硬體投資成本低、 維護成本低、擴充與升級容易、號碼一致性、集中計費。
IP PBX 布線簡單
在現有數據及語音網路分開的架構下，企業必須同時布建 2 種線路，電話要接電話線以連結 PBX，PC 則以網路線與交換器、路由器相接，但在 IP 通訊協定 (VoIP) 下開發的 IP PBX 只用網路線，就能同時介接電話與 PC，能簡化企業的線路。
IP PBX 布線簡單的特性適合企業新設立分公司或搬遷至新的地點時使用。
後續 IP Phone 硬體投資成本低
PBX 雖然是成熟產品，但每部 PBX 必須連接至距離企業最近的 ISP 公司局端機樓才能通話，因為距離上的限制，擁有多個分支據點的企業，得在每個據點都買 1 套 PBX，以連接 ISP 端，屬於成長型的企業若不斷擴點，就必須不斷投資 PBX。
IP PBX 則打破因分部點成長而必須不斷投資語音硬體設備的情況，企業總部買 1 台 IP PBX，各分支機構只要有相對應的閘道器或具語音功能的交換器，就能透過 SIP 網絡連回總部執行語音交換功能，而相較 PBX 動輒數十萬元的價格，僅數千、數萬元的閘道器與交換器相對便宜。
公司號碼一致性
以往企業各分支機構使用獨立的 PBX，擁有不同的電話號，PBX 各廠牌系統彼此不相容的限制也讓企業各分公司的語音操作方式各異，例如到國內分公司，語音留言可能要按「*」，至香港公司則要撥「#99」，造成客戶需記憶多組代表號或員工使用上的不便。
而 IP PBX 能讓企業就算有多個分公司，也可以有統一的電話號，對客戶來說，只要記住 1 組號碼就能找到企業各分部的員工。
擴充與升級容易
相信企業的總務人員都曾經歷過預算估計 PBX 線路數量的困擾，在買 PBX 的當下，得同時考慮企業員工數目的未來成長狀況，如果內、外線數估算錯誤，或是因為外掛多方會談、語音留言等應用而將卡槽插滿，原有 PBX 就得淘汰，並為新增的線路及應用再重買 1 台設備，不少企業為了避免這種情況，在首次採購時，會買較大型的機種，造成資源的浪費，而且，1 張 4 埠的內、外線卡售價就要數萬元，企業員工若不斷成長，PBX 的擴充投資也相當大。 而 IP PBX 的擴充與升級能力皆比傳統 PBX 高，語音集中至總部 IP PBX 交換機、管理還能為企業帶來集中計費的好處，降低企業電話費議價的能力。電話可統一由總部申請，有助提升企業 ISP 公司的話費議價能力。
管理自主性高
發展有百年歷史的 PBX，一直屬於只有少數 ISP 才得以進入的市場，每家 PBX 設備商的硬體架構、軟體系統皆為自行開發，不像網際網路屬於開放式平台，PBX 是極為封閉的產品，也因為如此，PBX 的技術與專業知識門檻高，必須高度仰賴設備原廠或 ISP 服務業者，甚至連新進人員的分機設定這種小事都要請原廠支援，無形中提高企業的管理維護成本。
IP PBX 的開發走開放的 IP 協定，在網路環境中沒聽說哪家公司要為新進員工增加網路帳號要請設備商設定，企業 IT 人員自已就能進行帳號的管理，如果電話也走 IP 網路，分機的增減就如同網路帳號，IT 人員擁有自主管理權。
IP PBX 提升語音管理效率
對 IT 人員而言，導入 IP PBX 之後最大的好處是電話管理效率提升，過去僅有 2、3 人的分部或分店，PBX 故障，IT 人員還得打電話與原廠溝通，請原廠過去支援，在辦公室購買 IP PBX 之後，各據點的電話管理集中於 IT 部門或本地服務供應商，支援人員在遠端就能透過 Web 管理介面掌握公司所有電話線路的狀況。
此外，有了 IP Phone System，等於是每部 IP Phone 電話都有 1 個 IP 位址，不論人員離職或新進員工，分機的刪減由 IT 人員遠端分配、設定 IP 位址即可，不必再依賴原廠設定，同時連接 SIP Trunk 語音同時可以中央管理留言信箱和自動錄音。
傳統 PBX 不論設備、管理都採分散式架構，也就是說企業分散各地的辦公室必須分別投資 PBX，每個分部都要安裝 1 部 PBX，管理也分別由各地的 IT 人員負責，發生故障或新增分機、應用功能，必須請原廠至現土一場支援。
IP PBX 架構最大的特性就是分散式設備、集中式管理，設備之間只要以IP網路相連，可以統一由管理伺服器控管。
這種 IP Phone 設備分散、管理集中，及數據、語音整合的特性將為企業帶來 6 大好處：布線簡單、後續硬體投資成本低、 維護成本低、擴充與升級容易、號碼一致性、集中計費。