許多研究一再指出 Home Office 在家工作 ( Work Form Home ) 將有效員工提升的工作效率,例如哈佛商學院就曾針對美國專利局做過研究,並發現「允許在任何地方工作」的員工相較於「坐在辦公室」提升了 4.4% 的生產率;而史丹佛大學的研究也顯示,在家工作可顯著提升員工的工作效率,因為員工不需通勤,可以自由支配工作時間,大幅降機離職率和請病假的頻率!
以下工具可以助你提高效率 :
工作進度 – Google Calender
將工作進度註記在日曆上( 如 Google Calender )。在每週的週會,員工主動更新當週進度,例如星期四下午 1 點 ~ 2 點要跟客戶開會、星期五上午 10 點~ 11 點需要開內部會議等,讓團隊成員與主管清楚了解每個員工的工作安排,隨時掌握進度。而透過 Google Calender 的視覺化呈現,同事間也對於彼此的工作更清楚,無論要安排會議或是臨時討論都能輕鬆安排。
線上溝通 – Linkus Mobile App
當員工有問題想與同事討論時,一般在辦公室只需轉個身或是走到同事座位就能碰面去討論,即使他不在座位上,也可以等他回來再討論。但是在家工作時想與同事討論就需要撥打他的手機號碼或使用 WhatsApp 去討論。
RedApple 建議,透過即時通訊工具(如 Google Handouts, Microsoft Team 與 Linkus Mobile App),有任何問題就隨時 message 給對方並等待回覆,而不是浪費時間等待。線上溝通可以提供員工迅速、更直觀的解決方案,當團隊成員需要這樣的即時性,Linkus Mobile App 會是你最好的選擇,語音或視訊會議也能安排得更彈性。Yeastar P 系列 IP PBX 在家工作 Home Office 語音解決方案 :
即時協作 – Google Doc
文書工具 Google Doc 提供員工的即時協作能力,團隊成員可以在同一時間針對同一份檔案進行撰寫與修改,不但節省上傳下載所耗費的時間,直接在檔案內進行討論更能提高工作效率。即使不小心動到其他成員的資料也可以隨時還原紀錄,一切都在雲端完成!
小結
企業的數位化轉型除了硬體設備外,軟體的工作模式也同樣需要更新,透過這些工具,一旦將企業文化成功建立,在家工作 (Work Form Home / Work At Home )反而真的能有效提供員工生產力及提升工作效率 !